Каждый день в Госкомитет по делам архивов РК и архивные учреждение Крыма обращаются десятки людей. Им требуются справки, выписки из самых разных документов, которые важны для получения пособий, льгот, судебных тяжб, подтверждения прав на владение недвижимостью.
Для многих предприятий и организаций 2014 и 2015 годы стали переломными. Одни закрывались, другие реорганизовывались, переезжали, меняли владельцев. И тогда на архивы разного уровня обрушился настоящий поток документов. В том числе и те, что специалисты называют «по личному составу»: о сотрудниках, периодах их работы, заработной плате. Но далеко не все работодатели поступили правильно и ответственно. Многие просто уничтожили или бросили документы.
Со сроком хранения
Выражение «мхом поросло» — так говорят о чем-то очень давнем, при приеме документов завода «Продмаш», стало реальностью. Кипы дел, лежавшие в сырых помещениях, имели «отделку» из мха, страницы были поражены грибком, плесенью. Они крошились, их пробовали «на зуб» грызуны и насекомые.
Многие крупные предприятия хранили собственные архивы со дня основания. Документы копились, копились — и самые старые часто отправлялись куда-нибудь в подвал. Они должны были храниться 75 лет, но в архив не передавались никогда.
Работа с брошенными документами ложилась на плечи сотрудников крымских архивов. В том числе и забота о физическом состоянии: каждый лист требовалось обработать специальными составами. А уж затем — описывать и систематизировать.
Как рассказала заведующая отделом организации хранения, комплектования и учета архивных документов Государственного комитета по делам архивов РК Алина Тайжанова, в обязательном порядке должны были сдавать в Госархив Крыма документы предприятия и организации из так называемого «списка № 1». В него входили, например, законодательные и исполнительные органы власти, крупные предприятия республиканского значения, промышленные объекты, важные для жизнеобеспечения полуострова. До 2014 года таких насчитывалось 129, сейчас идет работа по приему документов от этих организаций в архив. И для каждого муниципального архива тоже был такой список.
Сейчас архивы одновременно «закрывают» «список № 1» украинского периода, принимая документы того времени — и формируют такой же российский реестр.
«Около 80% документов этого списка остаются на местах, поскольку их очень много, — пояснила Алина Тайжанова. — Проводятся работы по определению местонахождения архивной документации некоторых организаций, которые значились в списке и документы тоже не сдали. Была, например, государственная собственность. Стала частная. Владелец уехал за пределы Крыма, а то и страны. Доступа к документам нет — и их самих порой тоже не имеется. Интересно то, что найти их иногда можно в самых неожиданных местах. Такое было в нашей практике: юридический адрес один, там ничего нет. А потом кто-то выкупает складские помещения — и обнаруживает там склад коробок и папок с документами».
Документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем, которые «родились» до 2003 года, хранятся 75 лет, более поздние — 50 лет. Связано это с цифровизацией, перенесением данных в электронные базы. Документы по личному составу, образовавшиеся до возвращения Крыма в Россию, хранятся 75 лет.
Сдавайтесь, кто должен!
Закон сейчас обязывает все «уходящие» предприятия или организации сдавать документы по личному составу в архив. Но те зачастую этим пренебрегают. Может ли работник, узнавший о ликвидации своего «кормильца» как-то поспособствовать тому, чтобы нужные документы попали на хранение в архив? Разве что обратиться туда, объяснить ситуацию: на место могут выйти специалисты, пообщаться с руководством, убедить поступить по закону.
Но ведь уволенным или сокращенным сотрудникам выдается справка о трудовом стаже и расписанной помесячно зарплатой за все годы. Разве ее недостаточно? Пенсионный фонд сейчас не удовлетворяется справкой, а направляет запрос в архив: есть ли там фонды ликвидированного предприятия, соответствует ли действительности информация? И если таковых не имеется, то и справка может быть не принята.
Дело в том, что после 2014 года были случаи, когда брошенные документы по личному составу забирали сами сотрудники. Справедливо полагая, что они пригодятся. А потом за деньги выдавали задним числом бывшим сослуживцам нужные бумаги о стаже и зарплате.
Могут ли принять в архив такие «найденные» документы? Да, если это цельный комплекс. А вот просьбы: «У вас там уже хранится, примите еще бумаги», могут отклонить: есть основания сомневаться в их подлинности.
Запросы в архивы можно разделить на «имеющие социально-правовое значение» и «остальные». Первые — это и упоминавшиеся уже справки о трудовом стаже и заработках, сведения о выделении земельных участков, жилья. Иногда востребованы данные о проживании конкретного человека с таком-то селе или городе — для, например, получении справки о реабилитации. Такие запросы выполняются бесплатно.
Начальник управления информационной политики и документационного обеспечения Елена Лысюк отметила: очень важно, чтобы человек обращался «по адресу». Некоторые крымчане почему-то уверены, что в архиве сама собой оказывается любая информация. Как пример, можно привести обращения частных предпринимателей, которые не сдавали документы, но обращаются для подтверждения стажа и зарплаты. Есть совсем, извините, абсурдные запросы: о количестве родных детей, сколько печек должно быть на кухне, о стаже работы человеку ни дня не работающему.
Конечно, в любом случае человека сориентируют, куда обращаться. Но можно сначала зайти на сайт Госкомитета по делам архивов РК , просмотреть списки фондов, которыми располагают государственные и муниципальные профильные учреждения.
Каждый социально значимый запрос отрабатывается тщательно.
«Работа по некоторым напоминает иногда детективное расследование, — делится Елена Лысюк. — Вот, например, решение о выделении земельного участка или жилья условному гражданину Иванову. А после него сменилось уже пять собственников, и последнему важно иметь сведение о выделении объекта. Подтверждающими документами могут быть ходатайства, протоколы коллективного собрания, и прочее. Важно знать, где искать, что ожидаешь найти».
Большой процент обращений получают архивы в электронном виде. Информатизация в архивной отрасли ускоряет и расширяет возможности предоставления запрашиваемой информации.
Чем докажете?
Еще несколько лет назад в Госдуму был направлен законопроект № 159979-8, которым предусматривалось, что ликвидация предприятия будет невозможна до тех пор, пока не будет подтверждения о сдаче документов в архив. Планировались изменения в ФЗ об архивном деле, о банкротстве, о регистрации юрлиц.
Законопроект пока не продвигается, но было вынесено заключение Комитета Госдумы по культуре о необходимости предоставить экономическое обоснование. Дело в том, что сдача документов — это дополнительная финансовая нагрузка на предприятие. Нужно все систематизировать, определенным образом обработать, составить описи. И эти расходы юридических лиц и индивидуальных предпринимателей законопроектом предполагалось возмещать из бюджета.
Александр САВИЧ, заведующий отделом правового обеспечения, государственной гражданской службы, кадровой работы и противодействия коррупции Госкомитета по делам архивов РК:
«Мы собирали статистику по всей России, чтобы понять: о каких суммах идет речь. Оказалось, что в большинстве регионов такой практики нет. Только в Московской области вопрос решили на своем уровне: там средства выделяли. И речь шла о сотнях тысяч рублей. Возможно, для небольших предприятий это будут десятки тысяч.
Законопроект, в первую очередь, был направлен на решение вопроса с передачей документов по личному составу. Ведь речь идет, в основном, о правах людей на пенсию. Они начинают собирать документы, обращаются в архивы — а там, увы, нет нужных сведений. Потому, что документы не были переданы. И они пытаются через суды доказать, что столько-то лет проработали на таком-то предприятии. Но если и доказывают трудовой стаж, то сведений о зарплате в те годы все равно нет, а это важно для размера пенсии.
Кроме того, ожидалось, что принятый законопроект снизит нагрузку на судебную систему, достаточно будет межведомственного взаимодействия».
Цифры
- Свыше 410 тысяч единиц хранения — это документы исполнительных органов, учреждений и предприятий Крыма, всевозможных бумаг украинского периода, еще не принятых на хранение. А также образовавшиеся уже в российском правовом поле, и пока находящихся в государственных организациях и муниципалитетах.
- 4 частных организации попросили включить их список источников формирования фондов.
- Более 2,482 млн документов предприятий и организаций находятся в государственных и муниципальных архивах.
