Человек не может предвидеть, что однажды запись в его трудовой книжке вызовет сомнение: дескать, оформлена не по тем стандартам. Или что кадровик внесёт данные с ошибкой. Или вкрадутся какие-то расхождения между документами. Чаще всего всё это «всплывает» при оформлении пенсии.
Кому это нужно?
Для многих крымчан сбор всевозможных справок превращается в настоящий квест. Иногда — бессмысленный, потому, что подтверждающие документы взять негде. В 90-е много государственных предприятий распадалось, дробилось, меняло форму собственности. И часто всё их бумажное наследство исчезало или уничтожалось. В украинские времена случаи, когда компании, фирмы, организации не утруждали себя сдачей документов в государственный или муниципальные архивы, тоже встречались. А в 2014-2015, когда многие предприятия ликвидировались, прекращали свою деятельность, судьба их документации полностью зависела от добросовестности руководителей.
Игорь Русанов, много лет проработавший в сфере турбизнеса, при оформлении пенсии как раз столкнулся с невозможностью подтвердить факт работы в нескольких местах. «Архивы банка «Украина» исчезли, как и архивы Детского фонда имени Ленина, — рассказал он. — И стало невозможно подтвердить отчисления от кооперативов. Представьте, мы с женой создали одно из первых туристических бюро в Крыму: 15 штатных и 100 внештатных сотрудников. Это сколько налогов? В итоге имею с 30 годами стажа с высокими зарплатами минимальную пенсию. С социальной доплатой в январе получается 10,2 тысячи рублей».
То, что в трудовой книжке зафиксирована вся рабочая биография, оказывается, вовсе ничего не значит: нужны первичные справки с места работы. Понятно, что из Киева, где когда-то в Крымской инспекции Госкомитета Украины работал Игорь, нет шанса получить справку о зарплате. Но не сохранившиеся в Крыму архивы тоже сделали «пенсионерское» будущее незавидным.
Доцент кафедры межъязыковых коммуникаций и журналистики факультета славянской филологии и журналистики Таврической академии Крымского федерального университета Виктория Кондратская когда-то трудилась в газете «Крымский комсомолец». «Представьте, мне в нашем Пенсионном фонде сказали, что такой газеты нет и не было, — вспоминает она. — Понятно, они не могут помнить издание, которое исчезло в начале 90-х, но печально не это. Архивы редакции, к сожалению, исчезли. Та же история произошла с индивидуальным предприятием, где я работала в украинские времена, это тоже была печальная история. Часть стажа просто не была засчитана, и я, работая в течение 40 лет, получила пенсию в 11 тысяч с копейками».
Хранить… долго
Иногда отыскать архивы можно в компаниях-правопреемниках, которые перерегистрировались в соответствие с российским законодательством. И, при определённых условиях, они имеют право выдавать справки о зарплате и стаже, пользуясь этими документами.
Заведующая отделом правового обеспечения, государственной гражданской службы, кадровой работы и противодействия коррупции Госархива РК Юлия Левина, рассказала, что в 2018 году было заключено республиканское соглашение между крымским правительством, республиканскими объединениями профсоюзов и объединениями работодателей на 2019-2021 годы. Оно включает обязательства по выполнению работодателями требований нормативных документов по формированию и сдаче на хранение архивов организаций, содержащих персональные данные работников, необходимые для назначения пенсий и социальных пособий.
«Это документы по личному составу — они отражают трудовую деятельность человека, и имеют огромное значение для защиты их законных интересов и прав, — пояснила Юлия Левина. — Значимость их очевидна: для установления юридических фактов, для представления выписок или копий в суд в качестве доказательства по делу и т.д. Как показывает практика, компании-работодатели порой нарушают нормы закона о сохранности документов по личному составу, что приводит к их утрате и невозможности восстановления».
Сохранять такие документы работодателя обязывает закон. Документы по личному составу, созданные до 2003 года, положено хранить не менее 75 лет. Те, что оформлены после 2003 года — не менее 50 лет. А при ликвидации (в том числе в результате банкротства), документы следует передавать в упорядоченном состоянии в соответствующий государственный или муниципальный архив.
«Кроме того, целому ряду документов с пятилетним сроком хранения может быть установлен 75-летний срок — для работников с тяжёлыми, вредными, опасными условиями труда и (или) при отсутствии по каким-либо причинам документов, имеющих 75-летний срок хранения», — уточнила. Юлия Левина. Это своего рода страховка для людей, на предприятиях которых просто не предусмотрено длительно хранение документов.
Работодателя или того, кто отвечает за документы, можно наказать, если они небрежно обращается с ними, неправомерно уничтожают, небрежно хранят. Так, сотрудник, виновный в утрате или порче документов, обязан возместить причинённый ущерб. При несоблюдении правил хранения особо ценных документов, они могут быть изъяты по решению суда.
Как сообщила Юлия Левина, документы организаций, образовавшихся при приватизации, являются государственной собственностью. За их утрату, как и за похищение, повреждение, сокрытие или уничтожение официальных документов, предусмотрена уголовная ответственность.